CONGRESS
Stratejik planlamayla, yaratıcı çözümler ile isteklerinizin tam karşılığı.
Kongre Öncesi Proje Yönetimi
- Kongreye özel proje ekibinin oluşturulması
- Bütçe çalışmalarının detay ve alternatifleriyle planlanması ve hazırlanması
- Finansmanın sağlanması ve yönetimi
- Kongre yer, zaman ve mekan seçim çalışmalarını yapılması
- Toplantı salonları, fuaye ve stant alanlarını efektif kullanımını sağlamak, verimli kongreler düzenlemek için, Kongre Düzenleme Kurulu ile kongre merkezi ve otellerini belirlemek amacıyla bölgeye denetim gezilerinin düzenlenmesi
- Sponsorluk kalemlerini detayları ile hazırlar, sponsorluk görüşmelerin ve buna bağlı tüm çalışmaları yürütür
- Toplantı salonları, stant alanları, yönlendirme planlarını elektronik ortamda hazırlayarak proje hakimiyetini arttırır
- Gerek sponsor gerekse potansiyel kongre katılımcılarının adres bankasının oluşturulması ve düzenli olarak güncel bilgilerinin ulaştırılması
- Kongre tanıtımında; katılımcılara alışılmış posta ve poster duyuru hizmetlerine ek olarak e-mail, web sitesi ve dijital duyurular aracılığı ile ek tanıtım imkanı sunar
- A’dan Z’ye tüm kongre süresince kullanılacak olan konseptin alternatifleriyle hazırlanması ve geliştirilmesi
- Abstracların online (veya istenilen şekilde) olarak toplanması, jüri oylama altyapısının oluşturulması. Oylama sonrası abstract tasnifi, Kongre Düzenleme Kuruluna sunulması ve onay yazılarının gönderilip raporlanması.
- Kongre duyuruları, kongre kitabı ve /veya abstract kitabı tasarım ve basımının en iyi şekilde gerçekleştirirken, bu matbuları elektronik ortama uyarlayarak katılımcılara kolay erişilebilirlik sağlar.
- Kongre kağıt ve diğer katkı payları ile ilgili ödemeleri en iyi şekilde takip ederek bütçenin en yüksek düzeye taşınması. İlgili raporların Kongre Düzenleme Kuruluna periyodik olarak güncel bilgilerin iletilmesi
- Yurtiçi(TTB-STE) ve Yurtdışı (CME) bilimsel kredi başvurularının yapılması ve takibi
- Yurtiçi ve Yurtdışı VIP katılımcılar ile gerekli yazışmaların yapılarak otel ve uçak rezervasyonunun takibi ve yapılması
- Halkla ilişkiler, tanıtım ve reklam çalışmalarının Kongre Düzenleme Kurulu ile beraber koordineli olarak yürütülmesi
- Devlet ve gerekli resmi kurumlara bilgi ve duyuruların yapılması. Bu süreçte gerekli altyapının oluşturularak, sekretarya hizmetlerinin verilmesi
- Kongre Bilimsel ve Sosyal Programının oluşturulmasında Kongre. düzenleme Kurulu ile ortak çalışmaların yapılması
TEKNİK ALTYAPI
- Konferans sistemleri
- Çok dilli simultane ve ışık sistemleri
- Ses, görüntü ve ışık sistemleri
- Watch-out görüntü sistemleri
- Basın mixeri
- Dijital delege mikrofon sistemi
- Infoport sistem
- İnteraktif oylama sistemi
- Kapalı devre TV ve naklen yayın sistemi
- Reji kontrol üniteleri
- Alt yazılı mesaj sistemi
- Modüler internet cafe sistemi
- Video ve telekonferans sistemleri
- CD-DVD görüntü, kayıt kopyalama mobil stüdyosu
- İnteraktif kullanım hizmetleri (kablolu-kablosuz)
- Sahne- dekor tasarım ve uygulamaları
- Havai fişek ve lazer uygulamaları
- Su ve buhar perdeleri
- Özel ses, ışık ve görüntü efekt sistemleri
ON-SITE PROJE YÖNETİMİ
- Kongre merkezinin katılımcıların ilk adımında tüm altyapı ve görselleriyle hazır hale getirilmesi için kongre başlangıç tarihinden 1 veya 2 gün önce; yönetici, teknik, dekor, interaktif ve host-hostes ekibiyle kongre merkezinde çalışmaların başlatılması.
- Tüm katılımcıların kongre merkezi ulaşımları için başta havalimanı olmak üzere tüm varış noktalarından kongre logo ve ismini içeren board ve stant karşılamaları ile kongre merkezine transferlerinin gerçekleştirilmesi.
- Kongre sekretaryası ile mükemmel bir koordinasyon içerisinde çalışan kayıt ve otel karşılama deskleri sayesinde aksamalar ve uzun kuyrukların oluşmamasının sağlanması.
- Sunum kontrol, internet kafe, basın odası ve faculty room gibi özel odaların görsel ve teknik altyapı bakımından, mükemmel şekilde hazırlanması.
- Kongre kayıt, sunum kontrol ve salonlar arasında kurulan kablolu veya kablosuz ağ bağlantısı sayesinde bilgi aktarımının en üst düzeyde tutulması
- Elektronik yönlendirme ve bilimsel program akışlarıyla, teknolojinin en ince detaylarla katılımcılara sunulması.
- Toplantı salonları başta olmak üzere tüm kongre merkezinde son teknolojiye uygun teknik hizmetin sağlanması.
- Kongre sırasında kurulan transfer ve uçak değişikliği deski sayesinde katılımcıların programlarını aksatmamalarını ve zamanı en iyi şekilde kullanmalarını sağlar.
- Kongre öncesinde ve sırasında bölgeye özel turların düzenlenmesi
- Açılış kokteyli, gala yemeği, VIP davet ve yemeklerde ulaşımdan süslemesine, dekorundan sanatçısına farklılığın katılımcılara hissettirilmesi
- Ödül törenleri konsept ve uygulaması katılımcılara yönelik turnuva ve aktivitelerin düzenlenmesi, refakatçilere özel program ve aktivitelerin oluşturulması ve organizasyonu
- Yurtiçi ve yurtdışı VIP katılımcılarla birebir ilgilenerek sizin için özel olduklarının en iyi şekilde hissettirilmesi
- Kongre çantası, yaka kartı ve sertifikalarını kongre konseptini uygun şekilde uygulayan MICEMUDO Congress ile kongre sırasında yeni kayıtlara anında yaka kartı ve katılım belgesi verilebilmesi
- Kongre basın bültenlerini hazırlayarak, genel ve mahalli basınla beraber konuyu özel yayın kuruluşlarında yer almasının sağlanması
- Kongre gazetesi, kongre tv ve multimedya programlarının oluşturulması ve uygulanması
- Akıllı kapı sistemi (Smart Gate System) ile salonların katılım raporlarının anında oluşturulabilmesi. Kongre sonrasında detaylı raporların hazırlanması.
- Kongre sonrası mali tabloların sonuçlandırarak, fatura bakiye işlemlerinin eksiksiz yerine getirilmesi.
- Tüm mali raporların Kongre Düzenleme Kurulu’na ayrıntılarla sunulması.4
- Kongre katılım tabloları ve isim listelerini eksiksiz ve detaylı bir şekilde raporlandırarak, Kongre Düzenleme Kurulu’na sunulması.
- Yurtiçi(TTB-STE) ve yurtdışı (CME) kredi sağlayıcılarının kongre sonrası talep ettiği, belge verilerin profesyonelce hazırlanarak zamanında teslim edilmesi.
- Kongre sonrası sponsor ve Kongre Düzenleme Kurulu’yla değerlendirme toplantılarının düzenlenmesi.
ULUSLARARASI KONGRE ORGANİZASYONLARI
- Kongre teklifinin ve tanıtım dosyalarının, il ve/veya genel resmi yönetimlerden yazılı, görsel destekler alınarak ses getirecek şekilde hazırlanması.
- Adaylık süresince gerekli tanıtım, lobi faaliyetlerinin yürütülmesi ve finansman sağlanması.
- Özel logo ve konsept tasarımlarının alternatifleriyle oluşturulup, nihai konseptin yaratılması.
- Yabancı konuşmacı ve davetlilere zamanında gerekli bilgi ve davetiyelerin ulaştırılması.
- Uluslararası Kongre Seçici Kurul ve/veya jüri için yapılacak tanıtım ve keşif gezileri öncesinde, basılı ve görsel destekli tanıtım kitlerinin gönderilmesi.
- Kongrenin ülkemizde düzenlenmesinde önemli rol oynayacak diğer kongrelerde, stant ve benzeri tanıtım aktivite, reklam çalışmalarının gerçekleştirilmesi.
- Kongrenin gerçekleştirilmesi aşamasında, tüm organizasyonlarda olduğu gibi üstün servisi ve detaylarda mükemmeliyetin sağlanması.
- Uluslararası kongre deneyimli personeliyle ülkemiz adına yakışan proje yönetiminin gerçekleştirilmesi.
- Kongre süresince her dilde host-hostes, mihmandar, rehber ve deneyimli personeli ile tüm servislerin istenilen dilde sağlanması.
ULUSLARARASI KONGRELERE KATILIM
- Uluslararası kongrelerde imkansızı gerçekleştirmeyi ilke edinen MICEMUDO Congress, yurtdışındaki kongre ile ilgili tüm detayları bir rapor halinde sunulması.
- Kongre, kurs, sempozyum kayıt işlemlerinin eksiksiz yerine getirilmesi.
- Vize ve pasaport işlemlerinin takip edilmesi.
- Yerel kongre organizasyon firmasının konaklamalarda çözüm üretemediği ve yer temin edemediği durumlarda, kongre otellerinde konaklama rezervasyonlarının, alan-otel-alan transferlerinin ekonomik bir şekilde çözüme kavuşturulması.
- Kongre öncesi ve sırasında şehir turları, çevre gezileri düzenlenmesi.
- Grup rezervasyonlarına ek olarak, münferit rezervasyonların yapılması.
PROJE SONLANDIRILMASI
- Kongre sonrası mali tabloların sonuçlandırarak, fatura ve bakiye işlemlerinin eksiksiz yerine getirilmesi,
- Tüm mali raporların Kongre Düzenleme Kurulu’na ayrıntılarla sunulması.
- Kongre katılım tabloları ve isim listelerini eksiksiz ve detaylı bir şekilde raporlandırarak, Kongre Düzenleme Kurulu’na sunulması.
- Yurtiçi (TTB-TSE) ve yurtdışı (CME) kredi sağlayıcılarının kongre sonrası talep ettiği, belge ve verilerin profesyonelce hazırlanarak zamanında teslim edilmesi.
- Kongre sonrası Sponsor ve Kongre Düzenleme Kurulu’yla değerlendirme toplantılarının düzenlenmesi.
ULUSLARARASI KONGRE ORGANİZASYONLARI
- Kongre teklifinin ve tanıtım dosyalarının, il ve/veya genel resmi yönetimlerden yazılı, görsel destekler alınarak ses getirecek şekilde hazırlanması.
- Adaylık süresince gerekli tanıtım, lobi faaliyetlerinin yürütülmesi ve finansman sağlanması.
- Özel logo ve konsept tasarımlarının alternatifleriyle oluşturulup, nihai konseptin yaratılması.
- Uluslararası Kongre Seçici Kurul ve/veya Jüri için yapılacak tanıtım ve keşif gezileri öncesinde, basılı ve görsel destekli tanıtım kitlerinin gönderilmesi.
- Kongrenin ülkemizde düzenlenmesinde önemli rol oynayacak diğer kongrelerde, stant ve benzeri tanıtım aktivite, reklam çalışmalarının gerçekleştirilmesi.
- Kongrenin gerçekleştirilmesi aşamasında, tüm organizasyonlarda olduğu gibi üstün servisi ve detaylarda mükemmeliyetin sağlanması.
- Uluslararası kongre deneyim personeliyle ülkemiz adına yakışan proje yönetiminin gerçekleştirilmesi.
- Kongre süresince her dilde host-hostes, mihmandar, rehber ve deneyimli personeliyle ile tüm servislerin istenilen dilde sağlanması.
ULUSLARARASI KONGRELERE KATILIM
- Uluslararası kongrelerde imkânsızı gerçekleştirmeyi ilke edinen Mudo Congress, yurtdışındaki kongre ile ilgili tüm detayları bir rapor halinde sunulması.
- Kongre, kurs, sempozyum kayıt işlemlerini eksiksiz yerine getirilmesi.
- Vize ve pasaport işlemlerini takip edilmesi.
- Yerel kongre organizasyon firmasının konaklamalarda çözüm üretemediği ve yer edemediği durumlarda, kongre otellerinde konaklama rezervasyonlarının, alan-otel-alan transferlerinin ekonomik bir şekilde çözüme kavuşturulması.
- Kongre öncesi ve sırasında şehir turları, çevre gezileri düzenlenmesi.
- Kongre merkezi ve oteller arasında shuttle hizmetleri sağlanması.
- Grup rezervasyonlara ek olarak, münferit rezervasyonların yapılması.